کتاب موفقیت تیم‌های مجازی

معرفی کتاب موفقیت تیم‌های مجازی: راهنمای کاربردی برای کار و رهبری از راه دور

کتاب موفقیت تیم‌های مجازی: راهنمای کاربردی برای کار و رهبری از راه دور به قلم دارلین دروزا و ریچارد لپسینگر، به علل، نشانه‌ها و نحوه‌ی موفقیت یا عدم موفقیت تیم‌های مجازی می‌پردازد و شرایط تشکیل دادن، بزرگ کردن و نحوه‌ی مدیریت آن‌ها را مورد مطالعه قرار می‌دهد.

امروزه بسیاری از شغل‌ها با تغییر سریع و برق‌آسای تکنولوژی و همه‌گیر شدن آن در ایران و جهان، هر روز بیشتر در ورطه‌ی نابودی قرار می‌گیرند و جای خود را به برخی صنایع و مهارت‌های جدید می‌دهند. از طرف دیگر تکنولوژی تفکر و روان‌شناسی موفقیت فردی نیز هر روزه ابعاد جدیدی پیدا می‌کند به طوریکه دیگر برای رسیدن به موفقیت کاری یا مالی نمی‌توان از افکار قدیمی بهره گرفت و در دنیای اینترنتی و مجازی گونه‌ی امروز به هدف مورد نظر رسید.

دارلین دروسا (Darleen Derosa) و همکار و شریک تجاری او، ریچارد لپسینگر (Richard Lepsinger) تصمیم گرفته‌اند که در کتاب موفقیت تیم‌های مجازی (Virtual team success) به نقاط ضعف گروه‌های مجازی بپردازند، اینکه «چرا آن‌ها شکست می‌خورند» و این نشان دهنده‌ی تخصص، توانایی و آگاهی آن‌هاست.

یک دهه پیش، اولین کار دارلین در این زمینه یک مطالعه‌ی تحقیقاتی در این مورد بود که گروه‌های مجازی چگونه با استفاده از انواع مختلف رسانه در طول زمان به صورت «خود‌ به‌ خود» ایفای نقش می‌کنند. با اینکه آن فن‌آوری مورد مطالعه قرار گرفت، اما با استانداردهای امروزی ابتدایی به نظر می‌رسد.

او به این نتیجه رسید که فن‌آوری نقش دارد، اما عوامل دیگر در محیط‌های واقعی کار ممکن است به همان اندازه و یا حتی مهم‌تر از آن باشند.

پروژه‌های شکست‌ خورده و مهلت‌های از‌ دست ‌رفته در سازمان‌های بی‌شمار نشان می‌دهد که ما به روش‌های جدید کار نیاز داریم. ملزومات محیط‌های کاری معاصر که پراکنده، چند فرهنگی و از لحاظ زمان ورودی بدون اهمیت هستند، مستلزم تفکر و طرز رفتار متفاوت ماست.

بسیاری از چارچوب‌ها، دستورالعمل‌ها، چک ‌لیست‌ها و توصیه‌های موجود در این کتاب، زندگی را برای مدیران جدید که گروه‌های مجازی را مدیریت می‌کنند، آسان‌تر می‌کند. هنوز هیچ آموزشگاهی در این زمینه وجود ندارد، اما زمانی که برای اولین بار دایر شود، این کتاب به طور یقین برنامه‌ی درسی اصلی می‌شود.

جملات برگزیده کتاب موفقیت تیم‌های مجازی:

– مهارت ارتباط، زبان مدیریت است.
– گرد هم آمدن ابتدای کار است. با‌ همدیگر ماندن پیشرفت است. با همدیگر کار کردن موفقیت است.
– از دل برود هر آن چه از دیده برفت. پس چگونه افرادی را که به طور مرتب نمی‌بینید، مدیریت می‌کنید؟
– به دست آوردن بازیکنان خوب آسان هست. سخت‌ترین کار، آماده کردن آن‌ها برای بازی با همدیگر است.
– ممتاز بودن معلّم بهتری است تا متوسط بودن. دروس معمولی همه‌جا هستند. بینش ژرف و اصیل و واقعی فقط در مطالعه‌ی اسوه‌ها شکل می‌گیرد.

در بخشی از کتاب موفقیت تیم‌های مجازی می‌خوانیم:

برای اطمینان از اینکه هر عضو گروه، حداکثر تلاش خود را برای مشارکت به کار می‌گیرد، مدیران گروه مجازی باید به طور مداوم بر پیشرفت و ارائه‌ی بازخورد مکرر و آموزش نظارت داشته باشند. انجام این کار موجب می‌شود اعضای گروه، فعالیت‌های روزانه و رفتار خودشان را به اهداف کلی گروه خودشان پیوند دهند.

تحقیقات ما نشان داد که مدیران دارای عملکرد بالا در ارائه‌ی آموزش به اعضای گروه، مؤثرتر از مدیران دارای عملکرد پایین بودند (به ترتیب با میانگین امتیاز 4/04 در مقایسه با 3/24). با این حال، این مطالعه هم‌چنین نشان داد که مدیران گروه مجازی اغلب معتقدند که آن‌ها در واقع بیش‌تر از آن‌چه انجام می‌دهند، آموزش و پشتیبانی ارائه می‌کنند.

وقتی ما اعضای گروه و دیدگاه‌های مدیر گروه را نسبت به کارآیی مدیران مقایسه کردیم، دریافتیم که مدیران، دیدگاه پوچی در‌باره‌ی مهارت‌های آموزشی خود دارند. به خصوص، اختلاف امتیاز بین مدیر و اعضای گروه تقریباً 50 بود، بیش‌ترین اختلاف در میان همه‌ی موارد مورد بررسی مدیر گروه.

ارائه‌ی آموزش و بازخورد مداوم وقتی از طریق یکایک تعاملات متقابل به صورت مداوم ارائه می‌شود، بیش‌ترین تأثیر را دارد. دو نوع وضعیت آموزشی وجود دارد. یکی از آن‌ها آموزش در محل است. این روش به مدیران کمک می‌کند رفتارهای مثبت را تقویت و رفتارهای منفی را تعدیل کنند قبل از این که آن‌ها موجب بروز مشکلات جدی شود، یا اعضای گروه دارای عملکرد ضعیف را از مسیر منحرف کند.

به طور مسلّم، زمانی که شما قادر به خودانگیزی و تعاملات مستقیم با اعضای گروه نباشید، آموزش در محل می‌تواند مشکل باشد.

فهرست مطالب کتاب

مقدمه‌ی ناشر
پیش‌گفتار
مقدمه
چرا گروه‌های مجازی رایج هستند
این کتاب چه‌گونه برنامه‌ریزی شده است
یافتن آن‌چه شما نیاز دارید: یک منبع فوری برای راهنمایی
فصل 1: علت عدم موفقیت تیم‌های مجازی
چالش‌های اصلی
چهار اشتباه در عملکرد گروه‌های مجازی
نداشتن اهداف، مسیر و یا اولویتهای مشخص
نداشتن نقش معین در بین اعضای گروه
عدم همکاری
عدم مسئولیت
نتیجه
فصل 2: نشانه‌های موفقیت تیم‌های مجازی
ترکیب گروه
عضویت ثابت در گروه
اعضای گروهی محدود
اعضای گروه دارای عملکرد یک‌سان هستند
اعضای گروهی متعلق به گروه‌های معدود
تصدی متوالی به عنوان یک گروه
آموزش و ارتباط
نشست‌های رودررو
نشست‌های مجازی مؤثر
فن‌آوری به کار رفته
توسعه‌ی مهارت
مدیریت
نتیجه
فصل 3: شرایط تشکیل تیم‌های‌ مجازی
آی‌کیوی تشکیل گروه مجازی خودتان را تست کنید
مطالعه‌ی موردی: فارماکورپ
آیا برای تشکیل یک گروه مجازی آماده هستید؟
در حال کار قرار دادن گروه‌های مجازی به خاطر موفقیت
قبل از شروع: تشکیل یک گروه مجازی
مرحله‌ی آغازین: برگزاری یک نشست مفید برای شروع
نظارت بر مفهوم شما از هدف
اهداف گروه را مشخص کنید
مدل راسین
4 سبک ایفا کنندگان نقش در گروه پارکر
پس از شروع: نظارت کنید و عملکرد گروه را ارزیابی کنید
آیا سازمان شما برای حمایت از گروه مجازی آماده است؟
چکلیست کار گروه مجازی
نتیجه
فصل 4: چه چیزی تیم‌های مجازی بزرگ را متفاوت می‌کند
چه چیزی مهم‌ترین گروه‌های مجازی را متفاوت می‌کند؟
متمایز‌کننده‌ی 1: تعهد و التزام
متمایز‌کننده‌ی 2: فرآیند‌های مشترک تصمیم‌گیری
متمایز‌کننده‌ی 3: کسب اطلاعات درست برای افراد مناسب
متمایز‌کننده‌ی 4: اعتماد بر اساس وظیفه
متمایز‌کننده‌ی 5: همکاری
شینگل‌سیل متوقف شده، چه‌گونه آن را مدیریت می‌کنید؟
مطالعه‌ی موردی: شینگل‌سیل
پاسخ‌های خودتان را ارزیابی کنید
رمپ آپ عملکرد گروه مجازی
مؤلفه‌ی رمپ 1: روابط
مؤلفه‌ی رمپ 2: مسئولیت‌پذیری
مؤلفه‌ی رمپ 3: انگیزه
مؤلفه‌ی رمپ 4: روند و هدف
مرجع راهنمایی فوری
نتیجه
فصل 5: نحوه‌ی مدیریت تیم‌های مجازی
چالش‌های پیش روی مدیران گروه مجازی
چالش 1: تماس مستقیم کم
چالش 2: کم‌بود منابع
چالش 3: مشکل ایجاد فضای همکاری به صورت مجازی
چالش 4: نداشتن وقت برای تمرکز بر مدیریت گروه
چالش 5: تغییر گروه و اولویت‌های سازمانی
چالش 6: مشکل مدیریت اجراکنندگان ضعیف
رکود شرکت رایگن: چه‌گونه آن را مدیریت می‌کنید؟
مطالعه‌ی موردی: شرکت رایگن
ارزیابی پاسخ خودتان
خودارزیابی مدیریت گروه مجازی
چه چیزی باعث مؤثر بودن یک مدیر گروه مجازی می‌شود؟
متمایز‌کننده‌ی 1: توانایی مدیریت مؤثر تغییر
متمایز‌کننده‌ی 2: توانایی ایجاد یک فضای همکاری
متمایز‌کننده‌ی 3: توانایی گفت‌و‌گو پیرامون اهداف و مسیر گروه
متمایز‌کننده‌ی 4: مهارت‌های قوی ارتباط بین فردی
متمایز‌کننده‌ی 5: توانایی توان‌مند‌سازی اعضای گروه
خودارزیابی: توان‌مندسازی دیگران
موانع در نگاه اجمالی: مرجع راهنمای فوری
نتیجه
فصل 6: چه عواملی به طور واقعی، عملکرد تیم‌های مجازی را تسریع می‌بخشد
ارتقای عملکرد گروه مجازی به سطح بعدی
اولین عامل تقویت‌ کننده‌ی عملکرد: ارائه‌ی آموزش و پشتیبانی
دومین عامل تقویت‌ کننده‌ی عملکرد: تعهد اعضای گروه را به دست آورید
سومین عامل تقویت‌ کننده‌ی ‌عملکرد: به رسمیت شناختن همکاری اعضای گروه
چهارمین عامل تقویت‌ کننده‌ی عملکرد: مسئولیت‌پذیر نگه داشتن اعضای گروه
نتیجه
فصل 7: نحوه‌ی تسهیل نشست‌های مجازی با تأثیر زیاد
نقش تسهیل‌کننده‌ها
نکاتی برای مدیران یا تسهیل‌کنندهها
بررسی لیست نشست مجازی
ارائه‌ی دستور‌العمل نشست مجازی
مشخص کردن نشست مجازی
نشست‌های مجازی را در مسیر خود حفظ کنید
تکنیکهای مداخله
راه‌کارهایی برای مقابله با چالشهای مشترک نشست مجازی
مقابله با چالش‌های مشترک دیگر
برنامه‌ی زمانی
ارتباطات
تطبیق فن‌آوری با کار
نتیجه
انتخاب مناسبترین فنآوری
خلاصهای از «بایدها» و «نبایدهای» نشست مجازی
نتیجه: شش درس برای تیم‌های مجازی موفق
درس 1: بر مسائل افراد تمرکز کنید
درس 2: عدم اعتماد، یعنی عدم تشکیل گروه
درس 3: مهارتهای «ظریف» مهم هستند
درس 4: بر نقطه‌ی اوج عملکرد نظارت کنید
درس 5: فضای «بیشتر ملموس» را ایجاد کنید
درس 6: مسائل مدیریت گروه مجازی
تفکرات محدود